Regelmatig krijgen we de vraag van klanten of kosten geactiveerd moeten worden of dat ze ten laste van het resultaat gebracht moeten worden. Door het wel of niet activeren van kosten kan de winst namelijk worden gestuurd. Daarnaast wordt de grootte van de investeringsaftrek beïnvloed door de omvang van de investeringen. Reden genoeg dus om te zorgen voor een juiste verwerking van deze uitgaven.
Volgens de wet- en regelgeving worden er 3 voorwaarden gesteld aan het activeren van kosten:
- het actief is bedoeld om de organisatie duurzaam te dienen;
- de kosten van het actief kunnen betrouwbaar worden vastgesteld;
- het is waarschijnlijk dat toekomstige economische voordelen van het actief toekomen aan de organisatie.
Ad 1. Duurzaam wil zeggen dat het actief ten minste één verslagperiode in gebruik zal zijn. Daarom is het ook materiële ‘vaste’ activa en wordt het verschillend behandeld dan bijvoorbeeld voorraden, waarvan het de bedoeling is dat ze op korte termijn verkocht zullen worden.
Ad 2. Het vaststellen van de kosten van het actief lijkt eenvoudig. In de meeste gevallen is dat ook zo. Het berekenen van de kostprijs van een computer inclusief toebehoren is geen ingewikkelde klus. Maar bij bijvoorbeeld machines kan dit lastiger worden. Wat doet u dan met de plaatsingskosten of onderhoudskosten? En wist u dat reserveonderdelen (wanneer ze voldoen aan de voorwaarden voor een materieel vast actief) ook geactiveerd moeten worden? Bel ons gerust even wanneer u van plan bent een actief aan te schaffen. Dan kunnen we voor uw specifieke situatie bepalen welke kosten meegenomen moeten worden bij de activering.
Ad 3. Door de eis dat toekomstige economische voordelen van het actief moeten toekomen aan de organisatie worden een aantal kosten uitgesloten zoals advertentiekosten. Wanneer we een bedrijfsvideo als voorbeeld nemen, kun je vaststellen dat deze duurzaam wordt gebruikt en is het mogelijk de kosten hiervan vast te stellen. Het is echter niet vast te stellen dat de video economische voordelen op zal leveren. Het activeren van advertentiekosten is daarom niet toegestaan.
Wanneer uitgaven voldoen aan bovenstaande criteria, moeten ze als investering worden geactiveerd op de balans. Het is dus geen keuze die u kan helpen om het resultaat te sturen. Ook kan op deze manier de investeringsaftrek niet worden beïnvloed. Wanneer u twijfelt over of uitgaven geactiveerd moeten worden, neem dan gerust contact op met uw relatiebeheerder.
