Voor gericht vrijgestelde vergoedingen en intermediaire kosten mag je aan personeel een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven. Dat gaat niet ten koste van de vrije ruimte.
Je moet dan wel voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Je kan het bedrag van de vrijstellingen en kosten aannemelijk maken.
- Je omschrijft elke vrijstelling en kostenpost.
- Je geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd (bedragen voor vrijgestelde en andere kostenposten).
- Je onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en je herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden wijzigen. Deze voorwaarde geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat je de werkkostenregeling ging toepassen, hoef je niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop je de vergoeding hebt gebaseerd, gelijk zijn gebleven.
- Voor gerichte vrijstellingen: Je wijst de kostenvergoeding voor de gerichte vrijstelling aan als eindheffingsloon.
Als niet aan deze voorwaarden is voldaan, zijn de vaste kostenvergoedingen voor gericht vrijgestelde en intermediaire kosten loon van de werknemer. Als je de vaste kostenvergoeding in dat geval aanwijst als eindheffingsloon, gaat dat wel ten koste van de vrije ruimte.
Let op: het is niet toegestaan om een vaste onbelaste vergoeding met terugwerkende kracht te geven.
